ONTOGENY GROUP

Personvernerklæring

PERSONVERNERKLÆRING

Denne personvernerklæringen gjelder for personopplysninger som blir behandlet av Ontogeny Group AS og dets datterselskap (i det følgende omtalt som «Ontogeny» eller «vi»).

Ontogeny er opptatt av ditt personvern og behandler personopplysninger i henhold til den til enhver tid gjeldende personvernlovgivning, herunder EUs personvernforordning (GDPR). Denne personvernerklæringen inneholder blant annet informasjon om hvordan Ontogeny behandler dine personopplysninger og hvilke rettigheter du har.

1.    Behandlingsansvarlig

Ontogeny er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger. Dette gjelder også der Ontogeny mottar personopplysninger i forbindelse med oppdrag som går inn i selskapets virksomhet. Ontogeny vil kun unntaksvis behandle personopplysninger som en databehandler og egen avtale som regulerer partenes rettigheter og plikter vil i så fall inngås.

Kontaktinformasjonen til Ontogeny er:

Adresse: Klingenberggata 7B, 0161 Oslo
E-post: post@ontogeny.no
Organisasjonsnummer: NO 819386552 MVA

2.    Hvilke personopplysninger behandles og hva brukes de til?

I forbindelse med Ontogenys utførelse av kundeoppdrag, herunder etablering og administrering av kundeforhold, vil Ontogeny samle inn og behandle personopplysninger til følgelig aktiviteter. Vi behandler personopplysninger i den utstrekning det er nødvendig for formål knyttet til Ontogenys berettigede interesse, det inkluderer:

  • Kundekontroll
  • Administrering av klientforhold
  • Fakturering
  • Drift av IT
  • Oppbevaring og arkivering

Ontogeny kan blant annet samle inn og behandle personopplysninger som:

Navn, e-postadresse, telefonnummer, stillingstittel, tilknyttet selskap, og preferanser for investeringer.

2.1.       Leverandører og samarbeidspartnere

Vi kan behandle personopplysninger i forbindelse med våre avtaler med leverandører og samarbeidspartnere. De personopplysninger som vil bli behandlet er kontaktinformasjon og annen informasjon som anses nødvendig for å kunne besvare henvendelser, eller for å inngå eller oppfylle avtaler.

For privatpersoner vil behandlingsgrunnlaget være avtale. Der leverandør eller samarbeidspartner er et selskap behandles personopplysninger ut fra Ontogenys berettigede interesse. Denne berettigede interessen er behovet for å kunne ha dialog i forbindelse med avtalen.

2.2.       Utsendelse av nyhetsbrev, informasjon om kurs, foredrag og arrangementer mv.

Når du registrerer deg som mottaker av informasjonsmemorandum, nyhetsbrev, arrangementsinvitasjoner o.l. via vår nettside må du oppgi e-post, fornavn, etternavn og firma/arbeidsgiver (eller utdanningsinstitusjon). Du kan også velge hvilke investerings-, markeds- og kompetanseområder du er interessert i. Personopplysningene vil bli brukt til utsendelse av IM, nyhetsbrev, informasjon om kurs, foredrag og andre oppdateringer per e-post.

Det kan også være mulig å melde seg på aktuelle seminarer og arrangementer via nettsiden samt ved å følge lenker på Ontogenys innlegg i sosiale media. Ved registrering kan du bli bedt om å oppgi fornavn, etternavn, telefonnummer, e-post og selskap/arbeidsgiver (eller universitet dersom du er student). Disse personopplysningene benyttes til å bekrefte din påmelding og for å invitere deg til andre aktuelle seminarer og arrangementer, samt oppfølging i forbindelse med slike arrangementer. I invitasjonen blir det informert om at du (om du melder deg på) vil motta en e-post i etterkant av seminaret/arrangementet der du blir bedt om å evaluere dette på anonym basis. Evalueringen omfatter noen enkle spørsmål, blant annet om hva du synes om seminaret/arrangementet og gjennomføringen av dette. Det er frivillig om du ønsker å besvare undersøkelsen.

Vi vil også kunne benytte din kontaktinformasjon til å sende deg nyhetsbrev, informasjon om kurs, foredrag og arrangementer til deg eller din arbeidsgiver der det på annen måte foreligger en annen naturlig relasjon.

Behandlingsgrunnlaget er enten Ontogenys berettigede interesse i å sende informasjon og markedsføringshenvendelser til klienter og forbindelser for å informere om nyheter og arrangementer eller samtykke fra adressaten.

Mottakere av våre nyhetsbrev og andre utsendelser kan til enhver tid gi beskjed om at ytterligere utsendelser ikke ønskes mottatt. Ved ønske om at vi skal avslutte utsendelse til deg, kan du benytte en link til et avmeldingsskjema nederst i nyhetsbrevet/invitasjonen for å reservere deg mot fremtidige utsendelser. Det er også mulig å melde seg av et nyhetsbrev for et spesielt markeds- og kompetanseområde, ved å benytte en annen link nederst i utsendelsen.

2.3.       Administrering av nettside og bruk av informasjonskapsler

Ontogeny benytter analyseverktøyet Google Analytics, som igjen bruker informasjonskapsler (cookies) som er plassert på vår nettside. En informasjonskapsel er en tekstfil som lagres i din nettleser når du åpner en nettside. Det betyr at når du besøker vår nettside, vil din IP-adresse bli registrert for at vi skal få informasjon om trafikk og bruksmønstre på nettsiden, men vi vil ikke bruke denne informasjonen til å identifisere deg. Din IP-adresse anonymiseres før informasjon lagres og benyttes for å utarbeide statistikk som blant annet benyttes til å utvikle og forbedre nettsiden.

Opplysninger som samles inn gjennom Google Analytics er lagret på Googles servere i USA. Google regnes som en databehandler og er tilsluttet Privacy Shield.

Behandlingsgrunnlaget for å registrere IP-adresse før den anonymiseres er Ontogenys berettigede interesse i å sikre optimal drift av nettsiden.

Bruk av informasjonskapsler krever ditt samtykke. Forhåndsinnstilling i nettleser om at du som bruker aksepterer informasjonskapsler anses som et samtykke. Du kan når som helst endre innstillingene i nettleseren din dersom du ikke ønsker å akseptere en informasjonskapsel. For mer informasjon om informasjonskapsler og hvordan du kan endre innstillingene i nettleseren, se https://nettvett.no/informasjonskapsler/.

3.    Hvem deler vi personopplysningene dine med?

3.1.       Databehandlere

Ontogeny vil kun dele dine personopplysninger med tredjeparter dersom disse leverer tjenester innen drift, vedlikehold og andre tekniske løsninger til Ontogeny. For å sikre dine rettigheter har vi inngått databehandleravtaler med disse som blant annet innebærer at dine personopplysninger ikke kan brukes for andre formål enn det vi har avtalt med deg.

Vår bruk av databehandlere vil kunne innebære at dine personopplysninger blir overført til databehandlere som befinner seg i land utenfor EU/EØS. Det innebærer at personopplysninger kan overføres til et land med et regelverk som ikke gir samme grad av beskyttelse av personopplysninger som reglene i Norge. For å sikre ditt personvern vil slik overføring kun skje i henhold til den til enhver tid gjeldende personvernlovgivningen, for eksempel via kontraktsfestede ordninger godkjent under GDPR.

3.2.       Andre tredjeparter

Ontogeny vil ikke utlevere dine personopplysninger til andre med mindre vi har et lovlig grunnlag for en slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag er dersom du har samtykket til det, fordi utleveringen er nødvendig for å utføre oppdraget, eller fordi vi etter lov er pålagt til å utlevere informasjon. Dersom mottakeren befinner seg i land utenfor EU/EØS, vil utlevering kun skje på lovlig grunnlag.

4.    Dine rettigheter

Du har, med visse forbehold, rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet dersom visse forutsetninger er til stedet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene og når disse kan gjøres gjeldende på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

Ontogeny benytter seg ikke av automatiserte avgjørelser, herunder profilering.

Dersom vårt behandlingsgrunnlag er begrunnet i ditt samtykke, kan du når som helst trekke dette tilbake ved å kontakte Ontogeny på følgende e-postadresse: post@ontogeny.no.

Dersom du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger eller ønsker å gjøre en av dine rettigheter gjeldende, ta kontakt på e-post til: post@ontogeny.no.

Dersom du mener at vi bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

5.    Sletting av personopplysninger

Personopplysninger vil kun bli lagret så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger vi behandler på bakgrunn av ditt samtykke slettes når samtykket trekkes tilbake. Hvis behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse, vil personopplysningene bli slettet når slik berettiget interesse ikke lenger foreligger. Opplysninger som er lagret i henhold til lovpålagte forpliktelser slettes når plikten opphører. Typiske eksempler på dette er oppbevaringsplikten etter hvitvaskingslovgivningen og bokføringslovgivningen.

Saksdokumenter vil bli oppbevart så lenge Ontogeny anser det relevant, normalt 2-5 år. Denne lagringstiden er vurdert som nødvendig av hensyn til klient og Ontogenys berettigede interesse i å kunne gå tilbake i eldre saksinformasjon som kan ha betydning for pågående tvister eller sakshåndtering.

6.    Ontogeny profiler i sosiale medier

Ontogeny kan opprette profiler i sosiale medier som LinkedIN. Brukerprofiler er opprettet i henhold til brukervilkårene hos de aktuelle sosiale medier. Ontogeny behandler personopplysninger i henhold til de vilkår som til enhver tid er fastsatt av den enkelte plattform og i samsvar med personvernreglene.

De sosiale mediene bruker informasjonskapsler når du benytter deres tjenester. Informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn og hvordan disse benyttes av de respektive sosiale medier fremgår av deres personvernerklæringer.

7.    Tiltak for å ivareta sikkerheten til dine personopplysninger

Ontogeny er opptatt av at uberettigede ikke får tilgang til dine personopplysninger. Ontogeny benytter derfor flere former for sikkerhetsteknologi som sørger for en god beskyttelse mot uautorisert tilgang og misbruk av dine personopplysninger. Ontogeny har også etablert interne rutiner for å sikre ditt personvern.

8.    Ansvarsfraskrivelse mv.

Innholdet på våre nettsider er kun ment som generell informasjon.

9.    Bruk av informasjon fra nettsidene

Kopiering og tilgjengeliggjøring av informasjon fra våre nettsider krever skriftlig samtykke fra Ontogeny.

10.    Kontakt oss ved eventuelle spørsmål

Dersom du har spørsmål om Ontogenys behandling av personopplysninger, eventuelle endringer mv. kan du alltid kontakte Ontogeny direkte på e-post: post@ontogeny.no.